Die Stadt Rapperswil-Jona vereint einen bedeutenden Teil ihrer Altersversorgungseinrichtungen sowie die Spitex unter dem Dach der Stiftung RaJoVita. Im Interview berichtet Gian Andreas Morf, Leiter Verpflegung, über die erfolgreiche Übernahme eines Mahlzeitendienstes sowie die Optimierung der Abläufe in der Produktionsküche. Eine Schlüsselrolle spielte dabei die Einführung einer Gastronomiesoftware, die einen effizienten und ressourcenschonenden Betriebsablauf sicherstellt.
Können Sie uns den konkreten Auftrag erläutern?
Gian Andreas Morf: Unser Auftrag war die Übernahme des Mahlzeitendienstes der Stadt Rapperswil-Jona für medizinisch kranke oder körperlich eingeschränkte Einwohnerinnen und Einwohner. Dieser wurde bisher durch das Bürgerspital erbracht. Um den Mahlzeitendienst und die Abläufe in der Produktionsküche effizient und ressourcenschonend umzusetzen, musste eine Softwarelösung eingeführt werden. Im Hinblick auf den geplanten Neubau des Alterszentrums, der 2026 bezogen werden soll, wurde die Einführung einer Software angestrebt, die bereits ein Menüwahlsystem beinhaltet. Zudem musste ein besonderes Augenmerk auf die korrekte Deklaration der Nährwerte und Allergene gegenüber den Kunden gelegt werden.
War bereits eine Gastronomiesoftware im Einsatz?
Vor Projektbeginn wurde bei RaJoVita ausschliesslich für die Bewohnerinnen und Bewohner der einzelnen Heime gekocht, es gab keinen Lieferservice. Die Zubereitung der Mahlzeiten erfolgte unabhängig an den jeweiligen Standorten, eine Software wurde dafür nicht eingesetzt. Aus Kostengründen wurden die vier Standorte vor einigen Jahren zusammengelegt und eine Produktionsküche eingeführt.
Welches waren die grössten Herausforderungen?
Die grösste Herausforderung war der Zeitdruck, da wir den Mahlzeitendienst innerhalb von nur sechs Monaten übernehmen mussten. Dazu kam, dass aktuelle Patientendaten von Drittanbietern in unser System integriert werden mussten. Für den Lieferservice gelten besondere Hygienevorschriften. Da nicht jedes Rezept für die Auslieferung geeignet ist, haben wir spezielle Rezepturen entwickelt und intensiv getestet.
Wie wurde das neue Konzept entwickelt?
Die Konzeptentwicklung begann mit der sorgfältigen Auswahl der Software. Dazu prüften wir verschiedene Anbieter und holten Angebote ein. Die Wahl fiel auf Optisoft (Pauli’s Kichen Solution) und Boxler Informatik (PKSMenu). Auf den ersten Blick war unsere IT verunsichert, warum zwei Programme von verschiedenen Anbietern von uns beantragt wurden. Die Antwort war sehr einfach, wir wollten keine Kompromisse eingehen. Damit meine ich, dass wir uns mit Optisoft für eine erprobte und funktionale Küchenmanagement – Software und mit Boxler für einen benutzerfreundliches Menuwahlsystem mit individuellen Schnittstellenlösungen entschieden haben. Frei nach dem Motto, man kombiniere das Beste, was auf dem Markt aktuell verfügbar ist. Als weiterer Partner wurde Pro Culina als erfahrener Prozess – Spezialist im Bereich Care – Gastronomie ins Boot geholt. Gemeinsam mit Pro Culina erarbeiteten wir das Konzept, wobei die Einführung des Mahlzeitendienstes im Vordergrund stand. Zuerst stellten wir die passenden Module der beiden Softwareanbieter sinnvoll zusammen und erfassten die Inhalte wie Rezepte und Preise. Anschliessend wurden die bestehenden Prozesse und Abläufe durchleuchtet und angepasst. Auch die Erstellung eines Hygienekonzeptes für den Mahlzeitendienst gehörte dazu.
Wo liegt der grosse Unterschied zwischen dem bisherigen und dem aktuellen Konzept?
Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass wir von der früheren Praxis, warme Mahlzeiten auszuliefern, zu kalten Mahlzeiten übergegangen sind. Die Mahlzeiten werden in Menuschalen unter Schutzatmosphäre verpackt, kalt ausgeliefert und können durch die KundInnen in der Mikrowelle oder im Backofen flexibel erwärmt werden. Die Bestellung der Mahlzeiten wird nicht mehr telefonisch vom Küchenchef entgegengenommen, sondern von den Mitarbeitenden der Spitex im Menuwahlsystem erfasst und elektronisch übermittelt.
Die Auslieferung der Mahlzeiten erfolgt nach wie vor durch freiwillige Helferinnen und Helfer. Durch die Vorproduktion der Mahlzeiten konnten wir das Liefermodell optimieren, so dass nicht mehr täglich, sondern nur noch an vier Tagen pro Woche geliefert wird. Damit entfällt auch die Auslieferung an den Wochenenden.
Die Mahlzeiten werden mindestens einen Tag im Voraus geliefert. Dies ermöglicht nicht nur eine stressfreie Auslieferung, sondern trägt auch dazu bei, dass unsere Kundinnen und Kunden immer gut versorgt sind. Sie können ihr Essen dann geniessen, wenn es in ihren Tagesablauf passt.
War die Infrastruktur in der Küche bereits für die Umsetzung des neuen Auftrags geeignet?
Ursprünglich wurde an unseren vier verschiedenen Standorten separat gekocht. Mit der Einführung der Produktionsküche und der Übernahme des Mahlzeitendienstes mussten wir verschiedene Anpassungen vornehmen. Um die gestiegene Produktionsmenge zu bewältigen, waren zusätzliche fahrbare Kühlschränke und Schockkühler nötig. Ausserdem überarbeiteten wir unsere Abläufe, um effizienter zu produzieren. Pro Culina unterstützte uns hierbei sehr. Sie haben einen Workflow definiert und zusammen mit unserem Küchenbauer Pläne für eine angepasste Küche mit zusätzlichen Arbeitsflächen und Regalen erstellt.
Wie wurde das Projekt strukturiert und organisiert?
In einem ersten Schritt wurden Softwarelösungen evaluiert, die den fachlichen Anforderungen entsprechen. Dabei haben uns die Angebote der Optisoft und der Boxler Informatik am meisten überzeugt, da ihre Lösungen nicht nur alle Anforderungen abdecken, sondern auch preislich attraktiv sind. Aufgrund unserer begrenzten Ressourcen und des fehlenden Know-hows im Bereich des Mahlzeitendienstes griffen wir auf die Expertise von Pro Culina zurück. Pro Culina verfügt über umfassende Erfahrung in der Konzeptentwicklung, auch im Bereich der Mahlzeitendienste, und war daher die ideale Wahl, um uns zu unterstützen.
Wie verlief die Einführung?
Am Anfang habe ich mich voll und ganz auf das Projekt konzentriert, während der Küchenchef das Tagesgeschäft übernahm. Wir testeten intensiv verschiedene Rezepte und nahmen Laborproben, um eine hohe Qualität der Lebensmittel sicherzustellen. Dann wurden die Produktionspläne angepasst und die Mitarbeitenden schrittweise eingeführt und geschult. Nachdem der Mahlzeitendienst übernommen wurde, hat der Projektleiter von Pro Culina eine Woche lang in der Küche mitgearbeitet, um Fragen zu beantworten und Verbesserungen vorzunehmen.
Die freiwilligen Fahrerinnen und Fahrer wurden an Informationsveranstaltungen über das neue Konzept und die damit verbundenen Änderungen bei der Auslieferung geschult. Die Umstellung auf die Auslieferung in Kühlboxen sowie die Lieferung von Mahlzeiten für mehrere Tage war eine grosse Veränderung.
Die Kundinnen und Kunden von dem neuen Konzept zu überzeugen war ein wichtiger Schritt, den wir erfolgreich gemeistert haben.
Welche Auswirkungen hat das neue Konzept auf Ihren Betrieb?
Die Umsetzung unseres Konzepts bewirkte viel Positives. Um genügend Zeit für das Verpacken und Ausliefern der Mahlzeiten zu haben, wurde die Produktion von einem auf zwei Tage im Voraus umgestellt. Durch die bessere Planbarkeit kam mehr Ruhe in die Küche. Wir konnten flexible Arbeitszeiten einführen und die Zimmerstunde abschaffen. Heute müssen unsere Köche keine Überstunden mehr machen, was zu einer höheren Zufriedenheit führt, was sich wiederum positiv auf die Fluktuation und die Zahl der Krankheitstage auswirkt. Ausserdem investieren wir heute mehr Zeit in die Ausbildung unserer Lernenden. Dank guter Planung stellen wir Patisserie und Desserts neu selbst her und können die jeweiligen Stärken der einzelnen Köche besser einsetzen. Als Leiter Verpflegung kann ich heute administrative Arbeiten im Homeoffice erledigen, was früher undenkbar war. Das schätze ich sehr.
Welche Voraussetzungen sind aus Ihrer Sicht entscheidend für einen Küchenchef, um komplexe Projekte wie dieses erfolgreich umzusetzen?
Wichtig sind Offenheit für Veränderungen und der Wille, diese konsequent voranzutreiben, auch wenn sie manchmal auf Widerstand im Team stossen. Eine starke Vorbildfunktion ist unerlässlich, um das Team zu inspirieren und zu führen. Gleichzeitig sind Ausdauer und Durchsetzungsvermögen wichtig, um die Vision des Projekts klar zu kommunizieren und auf Kurs zu bleiben. Man muss kein Computerprofi zu sein, aber gute Anwenderkenntnisse sind hilfreich. Letztendlich ist die Fähigkeit, das Team motiviert durch den Veränderungsprozess zu führen, entscheidend, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Welche Tipps würden Sie Ihren Berufskollegen geben, die ähnliche Projekte durchführen möchten?
Ich empfehle meinen Kolleginnen und Kollegen vor allem eines: genügend Zeit für die Projekt- und Umsetzungsphase einzuplanen, insbesondere für den Aufbau der Rezepturen und die Implementierung in die Software. Ausserdem ist es hilfreich, sich mit anderen auszutauschen und Erfahrungsgruppen zu nutzen, um von den Erfahrungen anderer zu profitieren. Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten, sei es von Kollegen oder von externen Experten. Idealerweise sollte für die Umsetzung eines solchen Projekts ein Jahr eingeplant werden.
Ein Projekt – drei starke Partner
Dieses Projekt konnte nur dank starken Partnern erfolgreich durchgeführt werden. RaJoVita vertraute dabei nebst Optisoft auch auf die Dienstleistungen und Produkte von Boxler Informatik und Pro Culina.
Die Boxler Informatik AG, 1995 gegründet, hat sich erfolgreich im Schweizer Markt positioniert. Als Anbieter von IT-Gesamtlösungen, insbesondere im Bereich der Spital-Applikationen für den Pflegebereich, verfügt das Unternehmen über eine umfangreiche Expertise. Die langjährige Erfahrung in Beratung, Umsetzung und Einführung von Applikationen sowie der dazugehörigen technischen Infrastruktur macht sie zu einem verlässlichen Partner.
Das zentrale Ziel der Boxler Informatik ist die Kundenzufriedenheit. Sie bieten nicht nur hochwertige Leistungen, sondern legen auch Wert auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit. Durch kontinuierliche Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden sowie enge Kooperationen mit professionellen Partnerunternehmen stellen sie sicher, dass stets die besten Lösungen für die Kunden entwickelt werden.
Pro Culina GmbH unterstützt Gastronomiebetriebe bei der konzeptionellen und operativen Verbesserung ihrer Prozesse. Das Ziel des Unternehmens ist es, schlanke und innovative Organisationsformen zu entwickeln und bis in die operative Ebene zu implementieren. Pro Culina ist davon überzeugt, dass kein Konzept ohne gut ausgebildete und motivierte Mitarbeitende funktioniert.
Die Leistungen von Pro Culina umfassen neutrale in der Gastronomie sowie die Begleitung der Kunden bei der Umsetzung dieser Konzepte. Mit einem Fokus auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden bietet Pro Culina massgeschneiderte Lösungen, um den Erfolg ihrer gastronomischen Einrichtungen zu unterstützen. Als Umsetzungspartner für die Implementierung von Menuwahl- und Küchenmanagementsystemen arbeitet die Pro Culina GmbH eng mit den Firmen Boxler Informatik und Optisoft zusammen.
